THIẾT KẾ VÀ TÁI THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu.

Như vậy, thiết kế công việc đề cập đến việc tổ chức các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm trong một bộ phận công việc, bao gồm nội dung công việc và tác động của công việc trên nhân viên.

Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng. Giảm chi phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc.

Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm thất là "tốt". Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tình trạng vật lý và tâm trí của nhân viên.

Các cách thức thiết kế công việc

Thiết kế hoặc tái thiết kế công việc bao gồm nhiều nhân tố, và các nhà quản trị có thể sử dụng một số kỹ thuật để thực hiện. Xác định các thành phần của một công việc là một phần của hoạt động này. Một hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công việc (job enlargement) và làm phong phú công việc (job enrichment).

Mở rộng công việc bao gồm mở rộng phạm vi của một công việc bằng cách tăng thêm trách nhiệm về hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đánh giá công việc. Mặt khác, nhà quản trị có thể làm phong phú hóa một công việc bằng cách nâng cao sự đa dạng, đòi hỏi thêm kỹ năng và trách nhiệm, đem đến sự tự chủ nhiều hơn, tăng thêm cơ hội phát triển cá nhân.

Một số hoạt động phong phú hóa công việc thường gặp là giao cho nhân viên toàn bộ công việc thay vì chỉ một phần, giao thêm quyền tự do và thẩm quyền để nhân viên có thể thực hiện công việc theo cách phù hợp, hoặc tăng thêm trách nhiệm trong công việc bằng cách giảm sự kiểm soát từ bên ngoài. Ngoài ra, nhà quản trị có thể mở rộng các bộ phận để nhân viên học cách thực hiện các nhiệm vụ mới và phát triển các lĩnh vực chuyên môn mới, cũng như báo cáo phản hồi trực tiếp cho nhân viên thay vì thông qua giới quản trị trung gian.

Luân chuyển công việc (job rotation) là một hình thức khác của quá trình thiết kế công việc. Đây là cách thức phá bỏ sự đơn điệu của một công việc có phạm vi hẹp thường nhật, bằng cách luân chuyển nhân viên từ công việc này sang công việc khác.

Điểm lợi của cách thức này là các nhân viên có khả năng làm nhiều việc khác nhau, có thể bổ sung hoặc hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp cần thiết, bớt đi sự nhàm chán trong công việc. Luân chuyển công việc đặc biệt quan trọng và cần thiết trong quá trình triển khai hoạch định kế tục quản trị, tức là chuẩn bị đội ngũ quản trị kế cận cho tổ chức.

Tái thiết kế công việc

Thiết kế công việc để tận dụng lợi thế của các đặc điểm công việc sẽ có khả năng được nhân viên đón nhận tích cực. Các đặc điểm như ý nghĩa của công việc, mức độ yêu cầu sự tự chủ hoặc đa dạng kỹ năng, sự phản hồi... giúp phân biệt giữa công việc đáng làm hay không. Vì tác động của thiết kế công việc trên thành quả, sự thỏa mãn của nhân viên, sức khỏe và nhiều yếu tố khác, nhiều tổ chức đang quan tâm thay đổi hoạt động  này. Một cách tiếp cận tổng quát là tái thiết kế công việc.

Tái thiết kế là tư duy lại và thiết kế lại công việc để cải thiện chi phí, dịch vụ và tốc độ. Tái thiết kế công việc không phải là giảm quy mô (downsizing) hay tái cấu trúc tổ chức, chỉ tập trung trên dòng công việc và cách thức công việc cần thay đổi để cải thiện các quá trình liên kết với công việc.

Quá trình tái thiết kế có thể bao gồm các kỹ thuật như tạo các nhóm công việc, đào tạo đa kỹ năng (multiple skills) cho nhân viên để họ có thể đảm nhận các công việc phức tạp, giao việc ra quyết định cho các cấp bậc thấp của tổ chức, cũng như tái tổ chức các hoạt động và văn phòng để đơn giản hóa và tăng tốc công việc. Tái thiết kế thường gắn trọng tâm phục vụ khách hàng và nhắm đến việc cải thiện đáng kể về năng suất, chất lượng và dịch vụ của tổ chức.

Hiện nay, việc tổ chức công việc và phân công lao động trong các doanh nghiệp có những thay đổi lớn theo hướng nhấn mạnh đến quá trình làm việc theo nhóm. Một số doanh nghiệp còn không dùng từ công nhân hay nhân viên, và thay bằng thành viên nhóm (teammates), thành viên đội (crew members) hay thành viên tổ (cast members). Trong điều kiện đó, nhà quản trị cần quan tâm tái thiết kế công việc cho các nhóm, làm cho công việc nhiều ý nghĩa hơn, tạo lợi thế năng suất và tăng cường sự cam kết.

Theo: DNSG