3 giai đoạn triển khai thành công BSC & KPI trong đánh giá hiệu suất làm việc
Có lẽ, các bạn đều đã nghe nhiều hoặc cũng đã từng nghiên cứu các kiến thức và phương pháp xây dựng KPI và BSC. Tuy nhiên, số doanh nghiệp thành công có lẽ không nhiều bởi thiếu người có năng lực hoặc thiếu kỹ năng trong quản lý thay đổi.
1. Giai đoạn 1: xin tạm gọi là giai đoạn chập chững biết đi.
Tại giai đoạn này, quan trọng là bạn quyết tâm và tạo động lực cho nhân viên của mình để triển khai dự án này. Từ chưa có gì, bạn bắt đầu để chính mình và nhân viên của mình làm quen với những thuật ngữ như KPI, BSC, hiểu thế nào là những chỉ tiêu/thước đo đánh giá có thể đo lường được từ chính những việc họ đang làm thay vì từ trước đến nay vẫn là những đánh giá cảm tính của bạn nói riêng hay của quản lý cấp trên nói chung. Bạn hãy để họ xuất phát từ chính chức năng nhiệm vụ và phân công công việc của họ, từ định hướng chiến lược (bản đồ chiến lược) và thẻ điểm cân bằng của tổ chức, đề ra những mục tiêu chính cho công việc của Phòng hay nếu vẫn khó thì chỉ cần các Phòng đề ra được 1 bản Kế hoạch hành động gồm các nội dung công việc mà họ phải thực hiện, chưa cần tính đến số lượng như vậy là nhiều hay ít, hỗ trợ họ thiết lập những thước đo có thể đo lường được từ kết quả công việc của họ và cuối cùng là đặt ra chỉ tiêu kế hoạch cho nó. Từ Kế hoạch hành động và Xây dựng được xong hệ thống như vậy, thay đổi được hành vi của nhân viên nhằm hướng đến nâng cao hiệu quả và năng suất lao đông của doanh nghiệp, như vậy là doanh nghiệp đã thành công được 50% trong dự án rồi. 50% còn lại sẽ phụ thuộc vào hai giai đoạn tiếp theo mà tôi sẽ trình bày ngay dưới đây.
Các điểm chính cần lưu ý tại giai đoạn 1:
– Những điểm không nên:
+ Đừng quan trọng bạn đã có những KPI thực sự là KPI chưa, KPI của bạn có thực sự giống với những KPI đang áp dụng ở những doanh nghiệp tương tự cùng nghành nghề hay chưa.
+ Đừng quan trọng bạn có bao nhiêu thước đo, như vậy là nhiều hay ít
– Những điểm nên:
+ Quan trọng là bạn đã thiết lập được những thước đo đo lường được, tạo được những mục tiêu SMART cho nhân viên của mình hướng tới, thay đổi hành vi của họ, tạo động lực cho họ làm việc 1 cách chủ động hơn và có trách nhiệm hơn chưa.
+ Quan trọng là bạn đã thay đổi được nhận thức của mọi người trong tổ chức thấy được những lợi ích của KPI đem lại cho cá nhân và tổ chức hay chưa. Để từ đó doanh nghiệp thì được nâng cao năng suất lao động, người quản lý thì được thêm 1 công cụ quản lý hữu hiệu vừa để các nhân viên trong tổ chức cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, vừa đánh giá được chính xác hơn và định lượng hơn kết quả công việc của nhân viên, tránh những đánh giá cảm tính, bình quân chủ nghĩa hoặc chỉ dựa vào những thành tích nổi trội trong 1 khoảng thời gian nhất định mà không đánh giá được toàn diện và toàn bộ quá trình làm việc trong năm của nhân viên. Nhân viên được chủ động hơn trong công việc, có đích hướng tới 1 cách rõ ràng, được đánh giá chính xác kết quả sẽ được tạo động lực để phấn đấu và làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn cho tổ chức.
2. Giai đoạn 2: Vấp ngã và đứng dậy.
Cũng như 1 em bé khi tập đi, sẽ có lúc loạng choạng, có lúc vấp ngã. Do đó, sau khi kết thúc giai đoạn 1, bạn sẽ phải triển khai đánh giá lại những KPI đã xây dựng, xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, dù sai nhiều hay sai ít, bạn cũng đừng nản chí. Không có gì là hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Các em bé khi tập đi, các em cũng vấp ngã và nhiều khi đau lắm chứ, nhưng các em vẫn kiên quyết tập đi và cuối cùng đã đi vững. Có vấp ngã thì mới rút được kinh nghiệm để đi cho vững vàng hơn, giữ thăng bằng cho tốt hơn. Do đó, đừng vội nản chí. Hãy đúc rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện. Có học từ sai lầm thì mới có thành công. Abraham Lincoln đã có 12 lần thất bại mới có được thành công với chiếc ghế Tổng thống và đã trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc nhất đến giờ vẫn còn được nhắc đến trong lịch sự và được nhiều thế hệ tổng thống và lãnh đạo học hỏi.
Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng, hệ thống phần mềm, công nghệ để hỗ trợ cho việc quản lý các KPI và đánh giá các kết quả đạt được từ cấp tổ chức đến cá nhân. Đây sẽ là những nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.
3. Giai đoạn 3: Đi vững vàng.
Sau khi đánh giá xong kết quả giai đoạn 1 và hoàn thiện các công việc tại giai đoạn 2, bạn sẽ xác định được mình cần hoàn thiện những gì. Giai đoạn này Công ty của bạn cũng đã được trang bị tương đối đầy đủ về các kiến thức và phương pháp cần thiết về BSC và KPI. Bạn hãy vận dụng các kiến thức về xác định mục tiêu theo BSC để chuyển tải bản đồ chiến lược của Công ty thành BSC của Tổng Công ty một cách bài bản, khả thi và hiệu quả hơn, chặt chẽ hơn để làm cơ sở phân chia tiếp các mục tiêu xuống đến cấp Phòng và cuối cùng là các cá nhân. Như vậy, bạn không chỉ thực hiện phân quyền (empowerment) mà đã tạo động lực và huy động được sức mạnh của cả tập thể để cùng hướng đến thực hiện mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức một cách nhất quán, bài bản và hiệu quả. Lúc này bạn cũng có thể tham khảo và ứng dụng các KPI đang được áp dụng trong ngành và các tổ chức đa quốc gia nếu có bởi bạn đã xây dựng cho mình được hệ thống quản lý và phần mềm có đủ năng lực để quản lý và vận hành các KPI này góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức 1 cách bài bản và hiệu quả. Trong khi đó, về khía cạnh nhân sự, bạn đã tạo động lực được cho nhân viên của mình tốt hơn, được đánh giá công bằng, chính xác, được trả lương đúng năng lực và kết quả công việc nên cống hiến hết mình hơn cho tổ chức, từ đó làm cho năng suất lao động chung của tổ chức thực sự được nâng cao.
Nguồn: Viện KT&TM QT
