TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ TINH GỌN CỦA TOYOTA GIẢM 50% SAI SÓT VÀ 20% THỜI GIAN XÂY DỰNG

Được thành lập năm 1937, tính đến nay tập đoàn Toyota là hãng ô tô đa quốc gia hàng đầu thế giới với độ nhận diện thương hiệu cao với mức doanh thu thứ 6 Thế giới.

Sự thành công đó được tạo nên bởi nhiều yếu tố nhưng không thể không nhắc đến triết lý quản trị tinh gọn ( Lean Manufactoring hay Toyota Production Systems ) giúp giảm chi phí, tăng lợi nhuận.

1. Triết lý quản trị tinh gọn là gì?

Triết lý sản xuất tinh gọn này có nguồn gốc từ hệ thống “just-in-time production” (sản xuất vừa-đúng-lúc), được xây dựng từ những năm 1948 đến 1975 bởi người sáng lập của Toyota, Sakichi Toyoda, con trai của ông Kiichiro Toyoda cùng kỹ sư Taiichi Ohno. Sau nhiều cải tiến đã phát triển thành Toyota Production Systems (TPS).

TPS được tạo ra bởi 2 trụ cột chính là: jidoka và just-in-time. Trong đó jidoka được hiểu là “tự động hóa trong sự liên lạc với con người”, một phương pháp để nhanh chóng xác định và sửa chữa bất kỳ vấn đề nào có thể dẫn đến sản xuất lỗi. Còn just-in-time có nghĩa là “chỉ làm những gì cần thiết, khi cần thiết, với số lượng cần thiết” để hạn chế việc sản xuất quá mức cần thiết hoặc sớm hơn lúc cần thiết.

Mục tiêu chính của TPS là đảm bảo rằng quy trình sản xuất linh hoạt mà không bị căng thẳng hoặc “muri” (quá tải), điều sẽ tạo ra “Muda” (lãng phí). Có tám loại lãng phí được đề cập trong TPS, bao gồm: lãng phí do sản xuất dư thừa, do thời gian chờ đợi, do tồn kho, vận chuyển, quy trình, vận hành và nguồn nhân lực.

2. 8 loại lãng phí trong doanh nghiệp

2.1. Lãng phí do sản xuất dư thừa

Thực tế ở các doanh nghiệp sản xuất đều sản xuất dự phòng 5-7% số lượng đơn hàng hoặc sản xuất trước một số mặt hàng cơ bản để có thể giao hàng ngay nếu có khách đặt. Trong sản xuất, con số trên khá an toàn.

Tuy nhiên, nếu không có biện pháp khống chế, thì đây sẽ là một gánh nặng tài chính không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Nếu để số hàng dư thừa này vượt mức kiểm soát sẽ trở thành hàng tồn kho, và doanh nghiệp sẽ khó để quay vòng vốn ngoài việc lãng phí chi phí lưu kho.

2.2. Lãng phí do tồn kho

Các mặt hàng tồn kho có thể kể đến ở đây là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy…, hoặc đâu đó trong xưởng. Những mặt hàng này hoàn toàn không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp nhưng lại làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý…;

2.3. Lãng phí vận chuyển

Hiện nay, nhiều xưởng sản xuất của các doanh nghiệp đang được bố trí theo chức năng và sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển.

2.4. Lãng phí do khuyết tật sản phẩm

Nguyên nhân của lãng phí do khuyết tật sản phẩm có thể do con người nhưng cũng có thể do máy móc thiếu ổn định. Không thể loại bỏ hoàn toàn khuyết tật sản phẩm nhưng doanh nghiệp có thể giảm trừ bằng những biện pháp dưới đây.

2.5. Lãng phí quá trình

Rất nhiều quy trình làm việc hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh.

2.6. Lãng phí hoạt động

Công tác điều hành hoạt động doanh nghiệp hiện nay cũng đang ẩn chứa vô vàn lãng phí, thậm chí là tiêu cực. Nếu các cấp quản lý và lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí và doanh nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hoàn toàn.

2.7. Lãng phí thời gian

Loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho phát triển của doanh nghiệp bởi những giai đoạn chờ không cần thiết thường gây lãng phí, thậm chí là lãng phí lớn.
Vậy làm cách nào để loại bỏ lãng phí chờ đợi?Để phát hiện đâu là lãng phí chờ đợi”, doanh nghiệp hãy sử dụng danh sách kiểm tra dưới đây để kiểm tra sự hiện diện và mức độ chờ đợi trong đơn vị mình. Khi đã có danh sách rồi, hãy đánh giá mức độ chờ đợi: ít, trung bình, khá nhiều, nhiều, nghiêm trọng.

2.8. Lãng phí nguồn nhân lực

Lãng phí nguồn lực là một lãng phí rất nghiêm trọng và xảy ra ở hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam.

3. Phương pháp cắt giảm lãng phí mà Toyota đã áp dụng

Luôn ám ảnh về sự lãng phí, hệ thống TPS của Toyota được so sánh như việc “vắt nước từ một chiếc khăn khô” để loại bỏ triệt để những lãng phí làm gia tăng chi phí mà không đem lại bất kỳ giá trị gia tăng nào. Giống như việc các kệ hàng tại siêu thị được lấp đầy với đúng số lượng khách đã lấy, Toyota luôn cố gắng đảm bảo mức hàng tồn kho tối thiểu, đủ để thay thế số lượng bị rút đi.Trong dây chuyền sản xuất ô tô của Toyota, để thực hiện các đơn hàng càng nhanh càng tốt, cần tuân thủ những điều sau:

Khi một đơn đặt hàng xe được nhận, hướng dẫn sản xuất phải được ban hành cho đầu dây chuyền sản xuất càng sớm càng tốt.
Dây chuyền lắp ráp phải được dự trữ với số lượng cần thiết đối với tất cả các bộ phận cần thiết để có thể lắp ráp bất kỳ loại xe nào.
Dây chuyền lắp ráp phải lấy các bộ phận được sử dụng với cùng số lượng bộ phận từ quy trình trước đó.
Quy trình trước phải được dự trữ với số ít các bộ phận và chỉ tạo ra số lượng mà sẽ được người vận hành lấy cho quy trình tiếp theo.

Nếu dây chuyền của công ty có thể lắp ráp bộ phận nào đó trong 10 phút, họ sẽ tìm cách để giảm thời gian xuống còn 5 phút, rồi 2 phút và cứ như vậy. Điều này đã giúp Toyota tạo ra những chiếc xe hơi chất lượng cao với chi phí thấp và tốc độ nhanh nhất.

4. Áp dụng triết lý tinh gọn trong nhiều lĩnh vực

Không giống những doanh nghiệp khác giữ bí quyết cho riêng mình, Toyota không ngần ngại chia sẻ triết lý TPS với các doanh nghiệp khác, bắt đầu từ nhà cung cấp phụ tùng trong những năm 1990. Không những vậy, ngày 29/06/2011, Toyota còn “tặng” hệ thống của mình cho các tổ chức phi lợi nhuận, biến nó thành một dịch vụ công cộng.

Từ hãng sản xuất máy bay phản lực Boeing đến nhà sản xuất máy kéo Caterpillar đều liên tục xây dựng nhà máy của họ và tái thiết kế các quy trình mô phỏng theo Toyota. Cả hai công ty đều chứng kiến sự tăng trưởng lợi nhuận sau đó, ngay cả trong thời kỳ suy thoái.

Trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thực phẩm Toyota đã hỗ trợ Ngân hàng Thực phẩm cho thành phố New York, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi tại bếp nấu súp, thời gian đóng gói tại trung tâm phân phối thực phẩm và thời gian chờ đợi trong phòng đựng thức ăn.

Trong lĩnh vực y tế, nhờ áp dụng triết lý TPS của Toyota mà bệnh viện Do Thái Barnes đã loại bỏ các thủ tục không cần thiết và các bệnh nhân đột quỵ bắt đầu được điều trị cấp cứu nhanh hơn 20 phút

Trong lĩnh vực xây dựng, tổ chức cứu trợ thảm họa SBP có trụ sở ở New Orleans, đã báo cáo rằng việc xây dựng lại nhà của họ đã giảm từ 12 đến 18 tuần, xuống còn 6 tuần, đồng thời giảm một nửa lỗi xây dựng nhờ áp dụng triết lý TPS của Toyota.