Những sai lầm trong quản trị dòng tiền ở doanh nghiệp nhỏ
Bất kể mô hình kinh doanh của bạn tốt, lợi nhuận cao hay có nhiều nhà đầu tư hứng thú và sẵn sàng hỗ trợ bạn đến đâu, bạn vẫn không thể duy trì công ty nếu không thể kiểm soát được dòng tiền.
Thực tế, một nghiên cứu từ công ty dịch vụ tài chính U.S. Bank cho thấy có 82% startup và doanh nghiệp nhỏ thất bại vì sự yếu kém trong quản trị dòng tiền. Vì thế, kể cả khi bạn xuất sắc trong các lĩnh vực khác, việc quản trị dòng tiền vẫn thuộc ưu tiên hàng đầu.
Dưới đây là 5 vấn đề về dòng tiền phổ biến nhất ở các doanh nghiệp nhỏ:
1. Đánh giá quá cao khối lượng doanh số tương lai
Lạc quan là tốt để đối mặt với những trở ngại và căng thẳng. Song, lạc quan quá có thể dẫn đến những tính toán sai gây hại đến dòng tiền.
Trong việc bán hàng, lạc quan về doanh số không có nghĩa là bạn có thể tự mãn với những mức doanh số cao không có căn cứ. Không phải ai quan tâm đến sản phẩm cũng mua chúng. Và doanh số những ngày lễ cao lên không phải cơ sở để bạn kỳ vọng nó tăng gấp đôi.
Đây là lí do bạn cần phải dự báo doanh số một cách khách quan và thực tế, dựa trên các dữ kiện trong cả quá trình và con số cụ thể. Bằng việc áp dụng phương pháp dự báo định lượng, bạn có thể dùng các dữ liệu doanh thu từ trước của chính mình hoặc của doanh nghiệp cùng ngành như một cơ sở nhằm theo sát xu hướng và dự đoán tương lai.
Dự báo doanh thu có thể là bài tập khó khăn trong vài năm đầu, khi bạn chưa có kinh nghiệm đủ dày hay một cơ sở dữ liệu doanh số đủ lớn. Lúc này, bạn nên tìm đến một mentor trong ngành. Một mentor tốt có thể đưa ra các con số (thứ mà lúc này bạn chưa có) từ kinh nghiệm cá nhân cho bạn những lời khuyên để dự báo doanh số chính xác hơn.
Bất kể bạn dùng phương pháp nào, hãy đảm bảo rằng bạn dự báo chúng dựa trên các số liệu khách quan và sự tính toán hợp lý. Chỉ có như vậy, bạn mới không lạc vào một giấc mơ không bao giờ xảy ra và không tiêu quá tay.
2. Tiêu pha quá nhiều trong giai đoạn đầu
Bạn vẫn thường nghe rằng “cần tiền để làm ra tiền”. Đúng là như vậy, nhưng không may rằng, lạm dụng điều này có thể khiến bạn sa vào tiêu pha quá tay, đặc biệt là trong những tháng đầu tiên.
Bạn phải chi trả cho nhiều thứ để bắt đầu thiết lập công ty, nhưng đôi khi các bên tư vấn có thể khuyên bạn tiêu vào những thứ không thực sự cần thiết. Vì thế, hãy cân nhắc từ những nhu cầu cơ bản nhất, đánh giá lợi ích chi phí của từng đề mục.
Cùng với việc dự báo doanh thu, bạn nên lập một bảng dự trù kinh phí thực tế, và bám vào đó trong mọi chi tiêu. Trong đó, hãy dự trù thời điểm hòa vốn, các khoản chi không lường đến hay các cơ hội thắng lợi có thể đẩy nhanh hay đẩy lùi thời điểm này.
3. Thụ động trước các khoản thu quá hạn
Một trong những kẻ thù phá hủy dòng tiền nhanh nhất, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp B2B nhỏ, là các hóa đơn chưa được thanh toán. Điều đáng tiếc là các doanh nghiệp nhỏ thường không thiết lập các hình phạt hay chính sách cứng rắn đối với việc thanh toán chậm. Một khi khách hàng không nhận được thông báo nào từ phía bạn về việc thanh toán chậm, chắc chắn họ sẽ trì hoãn đến giây phút cuối cùng.
Bạn có thể áp dụng công thức phạt 5% giá trị hợp đồng nếu chậm 5 ngày, dừng hợp đồng sau khi chậm 30 ngày (đối với các công ty dịch vụ). Thậm chí, một số công ty còn có chính sách khuyến khích nếu khách hàng trả trước hạn.
4. Không có kế hoạch ngân sách rõ ràng
Nếu không theo dõi ngân sách hàng ngày, bạn sẽ nhận thấy mình luôn dậm chân tại chỗ.
Với các công ty bán lẻ, những tháng trước dịp nghỉ lễ là thời gian dòng tiền trở nên khó khăn hơn. Bạn cần bản kiểm kê từ nhà cung cấp để chuẩn bị cho đợt sale lớn, song nếu việc thanh toán được xác định là trước đợt sale, bạn có thể gặp khó khăn trong việc chi trả đúng hạn.
Với một kế hoạch, bạn có thể theo dõi dòng tiền ra và vào trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó, bạn có thể dự báo trước những thời điểm tiền ra nhiều hơn tiền vào để chuẩn bị đối phó.
5. Không duy trì tiền mặt
Bất kể bạn dùng bao nhiêu biện pháp để bảo vệ tiền mặt, những đứt đoạn trong dòng tiền vẫn xảy ra. Tuy nhiên, đây không còn là vấn đề nếu bạn có sẵn một khoản tiết kiệm. Trong trường hợp bạn dựng công ty từ con số 0, chỉ một tháng bán hàng chậm có thể đồng nghĩa với thảm họa ngay lập tức. Vì thế, hãy duy trì một khoản tiền dự trữ tương đương với ít nhất 2 tháng chi phí hoạt động.
Nguồn: mobibiz
