Làm sao để kiểm soát tốt dòng tiền trong kinh doanh?

Làm sao để quản trị dòng tiền một cách khôn ngoan luôn là nỗi trăn trở của người làm lãnh đạo. Bởi kể cả nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đang thành công cũng có thể lâm vào cảnh khó khăn vì đánh mất cán cân thanh toán.

Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản lý dòng tiền là trì hoãn các khoản chi đến mức có thể trong khi tăng cường thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu. Nhưng để làm được điều đó không phải là dễ dàng gì.

Nhiều bài học cho thấy rằng việc chúng ta kiếm được bao nhiều tiền không quan trọng bằng việc chúng ta có quản lý được nó hay không.

Có nhiều doanh nghiệp kêu gọi được nhiều nhà đầu tư và nguồn vốn lớn. Họ được đánh giá rất cao bởi các đối thủ cạnh tranh. Công ty lại khai thác thị trường có tiềm năng lớn, chiến lược độc đáo và mới mẻ, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, thông minh…

Thậm chí có doanh nghiệp được định giá lên đến cả nghìn tỷ. lại rơi vào khủng hoảng không thể cứu vãn, đến nỗi phải bán dần tài sản và đang trên đà đóng cửa. Nguyên nhân được nhận định là do họ sai lầm trong việc dự báo dòng tiền. Ban giám đốc chọn mang đồng tiền ngắn hạn đi đầu tư dự án và khi xảy ra sự trì trệ khiến công trình kéo dài là dẫn ngay đến việc thiếu hụt nguồn tiền, trực tiếp đánh sập cán cân thanh toán.

Hơn nữa, họ không tối ưu được các khoản doanh thu khi không tìm ra cách giải quyết triệt để nợ xấu hay công nợ phải thu là dài hạn. Bên cạnh đó còn lãng phí nhiều tiền bạc vào các chi phí không đem lại hiệu quả.

Thiếu cân bằng và vững vàng trong cấu trúc chi tiêu như vậy, nên khi thị trường không phát triển như kỳ vọng, từ một bộ máy lớn mạnh, doanh nghiệp tuột dốc không phanh và nhanh chóng sụp đổ.

Vậy làm thế nào để có thể kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra vào của doanh nghiệp?

Dự báo dòng tiền trong tương lai một cách chính xác:

Hoạt động của công ty có tốt, có đều và nhịp nhàng hay không phụ thuộc rất lớn vào dòng tiền vào ra trong mỗi kỳ (tháng/quý/năm). Bởi vì kể cả doanh nghiệp đang kinh doanh có lãi nhưng dòng tiền “yếu” thì vẫn có nguy cơ phá sản. Do vậy cần dự báo một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa đầu vào và đầu ra, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền. Vì thế, hãy bắt đầu việc dự đoán dòng tiền bằng việc xem xét số dư hiện tại với các khoản tiền dự kiến thu được từ các nguồn khác nhau.

Sau đó, lãnh đạo phải hiểu biết về số tiền phải chi và thời điểm chi. Hãy liệt kê các khoản phải chi, bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế phải trả; chi phúc lợi, mua dụng cụ, thuê tư vấn, đồ dùng văn phòng, trả nợ, quảng cáo,,…

Tối ưu các khoản thu về và quản lý chặt chẽ những khoản chi tiêu từ hoạt động kinh doanh:

Bạn có cung cấp các khoản chiết khấu cho khách để khuyến khích họ hoàn thành sớm tiền hàng? Bạn có biện pháp để thanh lý tình trạng hàng tồn động lâu ngày? Hay theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn đọng hay không?... Nếu chưa thì hãy làm ngay đi. Bởi đây sẽ là cách giúp CEO tối ưu được các khoản lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đồng thời, lãnh đạo phải kiểm soát các khoản chi một cách thận trọng. Đừng bao giờ tự mãn khi thấy doanh thu tăng bởi bạn có thể ngã ngửa khi sờ đến chi phí. Do vậy, vào bất kỳ thời điểm nào, bất cứ nơi nào khi nhận thấy chi phí tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các khoản phí để có thể cắt giảm hoặc kiểm soát tốt hơn.

Và để làm được tất cả các điều trên, tôi thấy có một công cụ hữu ích trên thị trường hiện nay và nó đã được đánh giá rất cao bởi cộng đồng các doanh nhân ngay từ khi mới ra mắt, đó là “bộ tài liệu hệ thống hóa quản trị tài chính”. Đây là cẩm nang sử dụng vô cùng đơn giản nhưng cực kì hiệu quả bởi nó bao gồm các biểu mẫu có sẵn được hệ thống hóa.

Nhờ vậy, CEO có thể dự đoán dễ dàng và chính xác các dòng tiền bằng cách chạy các tình huống giả định để xác định mức độ ảnh hưởng lên doanh nghiệp từ sự biến đổi chi phí, doanh thu hay lãi suất. Từ đó tối ưu và duy trì được các hoạt động kinh doanh, theo dõi sát sao chi phí bỏ ra, và nắm bắt được những lãng phí cần loại bỏ, qua đó đưa ra các quyết định tài chính kịp thời và đúng đắn.

Nguồn: Dân trí